Saatekirje on CV:n lisäksi työhakemuksen tärkein elementti. Se on erinomainen tilaisuus kertoa työnantajalle kuka olet, ja miksi juuri sinun palkkaaminen on paras vaihtoehto.
Mutta mikä onkaan saatekirje? Sillä nimittäin voidaan tarkoittaa myös lyhyttä sähköpostiviestiä, joka kirjoitetaan viestikenttään, kun lähetät liitetiedostoina sekä kirjeen että ansioluettelosi. Artikkelin lopusta löydät käytännölliset vinkit tämän viestin kirjoittamiseen.
Saatekirje, työhakemus vai motivaatiokirje?
CV:n seurana kulkevalla dokumentilla on monta nimeä. Käytännössä kyse on tekstistä, jonka tarkoituksena on saada työnantaja kutsumaan sinut työhaastatteluun.
Saatekirjeen roolista on rekrytointimaailmassa käyty kiivasta keskustelua, ja sitäkin on pohdittu, että onko moinen tullut tiensä päähän.
Esimerkiksi HR-asiantuntija Veera Salpalahti kirjoittaa blogissaan, että etenkin suuria hakemusmääriä vastaanottaessaan hän tekee ensimmäisen valinnan pelkkien ansioluetteloiden perusteella. Vasta seuraavassa vaiheessa hän tutustuu pienemmän hakijaryhmän saatekirjeisiin.
97 % työnantajista ja HR-vastaavista tekee haastattelupäätöksen ainoastaan CV:n perusteella. 90 % ei lue saatekirjeitä lainkaan. – Fortune.com
Vielä ei kuitenkaan kannata jättää saatekirjettä lähettämättä. Vaikka rekrytoija tai työnantaja ei kirjettä lukisikaan, sen puuttuminen ei luo hyvää vaikutelmaa. Se voi myös olla haastateltavia valittaessa valttikorttisi, jonka avulla erotut eduksesi muista hakijoista.
Toistaiseksi siis kannattaa ehdottomasti lähettää CV:n seurana saatekirje – jollei työpaikkailmoituksessa erikseen toivota pelkän ansioluettelon lähettämistä.
Lähetetäänkö työhakemuksen saatekirje liitteenä vai sähköpostiviestinä?
Jos työpaikkailmoitus on muodollinen, kannattaa tehdä muodollinen hakemuskin. Se lähetetään liitteenä. PDF-muoto takaa sen, että dokumentti on varmasti helppo avata, eikä sen ilme vaihtele ohjelmasta toiseen.
On suositeltavaa lähettää saatekirje liitetiedostona myös silloin, kun hakemuksia käsittelee erillinen HR-osasto tai arvelet, että paikkaa hakevat kymmenet tai jopa sadat ihmiset. Liitetiedosto on tulostaa tai lähettää eteenpäin ja sitä on miellyttävä lukea.
Jos työpaikkailmoitus on epämuodollinen tai olet jo ollut yhteydessä työnantajaan, sähköpostin viestikenttään voi kirjoittaa ytimekkään hakemustekstin. Valinta riippuu hakemasi työpaikan tyypistäkin – nyrkkisääntöä ei ole.
Näin vältät saatekirjeen yleisimmät virheet
On muutama asia, joka saa rekrytoijan irvistelemään. Sekä CV:n että työhakemuksen täytyy olla ilmeeltään ja kieleltään huoliteltu. Jos muotoilu mättää ja tekstissä on kirjoitusvirheitä, vaikuttaa siltä, ettet ole kovin tosissasi.
70 % rekrytoijista jättää lukematta hakemuksen, jossa on kirjoitusvirheitä. – CareerBuilder
Sisällön suhteen irvistelyä saattavat aiheuttaa turha lörpöttely, liian ylitsevuotava yrityksen kehuminen sekä kuluneiden ilmaisujen käyttö.
On myös joitain asioita, joita työhakemuksessa ei kannata missään nimessä mainita:
- Negatiiviset kokemukset aiemmasta työnantajasta.
Älä puhu pahaa aiemmasta työpaikastasi tai työnantajastasi, edes rivien välissä. Se ei herätä luottamusta. - Puuttuvat taidot.
Jos sinulta puuttuu jokin työnkuvan kannalta tärkeä taito, älä mainitse sitä tai pahoittele sitä. Keskity hyviin puoliisi, luo itsestäsi aloitekykyinen kuva ja anna esimerkkejä, joista välittyy kykysi ja halusi oppia uutta. - Palkka- ja työaikatoiveet.
Jos kerrot jo hakemuksessa, minkälaiset työajat ja minkälaisen palkan haluat, vaikutat ylimieliseltä. Näistä asioista on paras keskustella työhaastattelussa, työnantajan aloitteesta. Silloin toiveet on tietenkin sisällytettävä hakemukseen, jos niitä erikseen toivotaan.
Viisi askelta vaikuttavan saatekirjeen kirjoittamiseen
Vaikuttava työhakemus on sopivan lyhyt, osuva ja huolellisesti laadittu. Seuraavat viisi askelta auttavat kirjoittamaan saatekirjeen, joka saa työnantajan tarttumaan puhelimeen.
- Tee taustatyö: tutustu työnantajaan.
Tutki yrityksen nettisivuja, perehdy yrityksen historiaan ja etsi lisätietoja työpaikasta, jota haet. Sillä tavalla saat selville, mitä voit yritykselle tarjota ja minkälaisia ominaisuuksia työpaikalla todennäköisesti arvostetaan. - Räätälöi työhakemuksesi.
Ensimmäinen askel on ehto toiselle askeleelle. Saatekirje on ehdottomasti räätälöitävä kutakin hakemaasi paikkaa varten. Työnantaja huomaa kyllä, mikäli et ole vaivautunut tekemään taustatyötä. Geneerisen saatekirjeen lähettämisestä on todennäköisesti enemmän haittaa kuin hyötyä. - Painota osaamistasi aikaisempien työpaikkojen luetteloinnin sijaan.
Saatekirje ei ole tiivistelmä CV:stäsi tai lista saavutuksistasi. Mieti sen sijaan, miten voit olla hyödyksi työnantajallesi. Tässäkin kohdassa hyvin tehdystä taustatyöstä on hyötyä. - Täydennä CV:täsi.
Onko ansioluettelossasi aukkoja, asutko kaukana työpaikasta jota haet? Saatekirjeessä voit vastata kysymyksiin, joita CV saattaa työnantajassa herättää. Pysy kuitenkin asiassa, äläkä jaa turhaa henkilökohtaista tietoa. - Hio, oikolue, tiivistä.
Oikotietä erinomaisen saatekirjeen kirjoittamiseen ei ole. Käytä siis aikaa tekstisi hiomiseen. Ovatko kappaleet hyvässä järjestyksessä? Eihän tekstiin ole jäänyt kirjoitusvirheitä? Onko kirjeessä varmasti vain olennaisin?
Saatekirjemalli – näin rakennat toimivan tekstin
Muista työhakemusta laatiessasi, että sen vastaanottaja saattaa lukea saatteestasi pari ensimmäistä lausetta ja sen perusteella päättää, kannattaako koko hakemukseen uhrata aikaa. Hyvä saatekirje on lyhyt, siinä käydään suoraan asiaan eikä harhauduta sivupoluille.
70 % rekrytoijista pitää eniten korkeintaa puolen sivun mittaisista saatekirjeistä. – SaddleBack
Työhakemus sisältää seuraavat elementit:
Hakijan ja saajan tiedot
Muodollisen saatekirjeen vasempaan ylälaitaan kirjoitetaan hakijan nimi ja yhteystiedot. Niiden alle kirjoitetaan vastaanottajan, siis yrityksen, tiedot. Oikeaan ylälaitaan kirjoitetaan dokumentin luonne – “hakemus”. Sen alle laitetaan päiväys.
Otsikko
Kirjoita otsikoksi hakemasi työtehtävä: “Ratsastuksenopettaja kotieläinpihalle”
Aloituskappale
Tässä kappaleessa näytät kyntesi! Kirjoita aloitus, joka houkuttelee lukijan jatkamaan lukemista.
Perinteisesti hakemukset aloitetaan kertomalla, missä hakija on nähnyt ilmoituksen: “Näin Sanomalehdessä ilmoituksen, jossa etsitte kokenutta ratsastuksenopettajaa”.
Mieti kuitenkin, voisitko aloittaa hakemuksen mielenkiintoisemmin: “Sain ensimmäisen ponini 10-vuotiaana, ja siitä asti ratsastaminen on ollut tärkeä osa elämääni. Tein siitä myös itselleni ammatin: valmistuin ratsastuksenopettajaksi Ratsastusopettajakoulusta vuonna 2015.”
Vältä kliseitä. “Olen etsimänne henkilö” on kulunut ja epämääräinen ilmaisu. Vastaa sen sijaan työnantajan odotuksiin. “Päätavoitteeni ratsastuksenopettajana on, että oppilaani lähtevät tunneiltani kotiin iloisina ja itsevarmoina. Ratsastamisen myötä lapset myös oppivat kunnioittamaan poneja ja eläimiä sekä luontoa yleensäkin”.
Toinen kappale
Toisessa kappaleessa voit kertoa seikkaperäisemmin siitä, mitä voit yritykselle tarjota. “Olen perehtynyt kouluavustajana työskennellessäni lapsilähtöiseen opettamiseen. Luon ratsastustunneillani lempeän ilmapiirin, jossa jännitys väistyy ja eläinten kanssa puuhaamisen ilo lasten ehdoilla on pääosassa.”
Kolmas kappale
Tässä kappaleessa voit tyylikkäästi ilmaista tehneesi taustatyön ja tuntevasi yrityksen. “Jaan työssäni ne periaatteet, joille yrityksenne toiminta perustuu. Eläinten hyvinvointi on oman työni lähtökohta ja uskon siihen, että niiden kanssa toimiminen edistää myös ihmisten hyvinvointia.”
Lopetus
Lopeta tekstisi napakasti ja hyväntuulisesti. Voit esimerkiksi kirjoittaa kertovasi mielelläsi lisää osaamisestasi. “Ystävällisin terveisin” on neutraali ja asiallinen tapa päättää saatekirje. Sen alle hakija kirjoittaa nimensä.
Saateviesti työhakemukselle sähköpostin viestikentässä
Jos lähetät varsinaisen työhakemuksen liitetiedostona, itse sähköpostiviesti kannattaa pitää erittäin lyhyenä. Kerro, mitä tehtävää hakemuksesi koskee ja mainitse, että liitteenä on sekä ansioluettelosi että työhakemuksesi. Puhelinnumero kannattaa kirjoittaa sähköpostiinkin.
Jos lähetät liitteenä ainoastaan CV:si, kirjoita hakemus viestikenttään. Jätä pois osoitetiedot, ja laita niiden tilalle tervehdys. Noudata muutoin työhakemuksen rakennetta, ja huolehdi erityisesti siitä, että teksti pysyy lyhyenä.